Meðferð persónuupplýsinga

Með persónuupplýsingum er átt við allar upplýsingar um einstakling sem er hægt að persónugreina með einhverjum hætti. Elja kann að nota, safna eða flytja mismunandi persónuupplýsingar. Elja flokkar mismunandi persónuupplýsingar í eftirfarandi flokka:

Auðkennisupplýsingar: s.s. nafn, kennitala og kyn
Samskiptaupplýsingar: s.s. heimilisfang, tölvupóstur, símanúmer.
Fjármálaupplýsingar: s.s. bankareikning eða aðra greiðsluupplýsingar.
Upplýsingar um viðskiptasögu: reikningar sem hafa verið gefnir út.
Upplýsingar um markaðssetningu: upplýsingar sem tengjast vali

Elja safnar ekki viðkvæmum persónuupplýsingum um: kynþátt, trúarbrögð, kynlíf, þjóðernislegan uppruna, heimspekilega sannfæringu, kynhneigð, stjórnmálaskoðanir, heilsufar.

Þegar Elja miðlar persónuupplýsingum til þriðju aðila sem koma fram sem vinnsluaðilar fyrir hönd Elju gerir félagið þá kröfu að þeir þriðju aðilar skrifi undir vinnslusamning við Elju. Samkvæmt vinnslusamningi ber vinnsluaðilum skylda til að vinna persónuupplýsingar með sambærilegum hætti og Elja gerir, til að sjá til þess að meðferð persónuupplýsinga sé lögmæt og viðeigandi öryggisráðstafanir séu til staðar. Elja gerir einnig þá kröfu í vinnslusamningi að vinnsluaðilum sé óheimilt að vinna persónuupplýsingar í eigin tilgangi og vinnsla skuli aðeins eiga sér stað samkvæmt skýrum fyrirmælum Elju.

Til staðar eru viðamiklar aðgangsstýringar sem tryggja að einungis þeir starfsmenn Elju sem þurfa upplýsingarnar vegna starfa sinna hafi aðgang að persónuupplýsingum. Allir starfsmenn Elju eru einnig bundnir trúnaðarskyldu samkvæmt ráðningarsamningi og lögð er rík áhersla á öryggisvitund starfsmanna með þjálfun og reglulegri fræðslu.

Umsóknir eru geymdar í 9 mánuði frá því að þær berast og biðjum við þig um að tilkynna ef þú vilt að gögnum um þig sé eytt fyrir þann tíma.

Einstaklingar hafa rétt til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd vegna meðferðar á persónuupplýsingum sínum. Komi upp ágreiningur um meðferð persónuupplýsinga óskar Elja þó eftir tækifæri til að leysa úr þeim ágreiningi áður en send er kvörtun til Persónuverndar.
Upplýsingar um Persónuvernd má finna á personuvernd.is.

Hefur það hlutverk að sinna innra eftirliti, upplýsa og ráðleggja vegna persónuverndarlöggjafarinnar, veita ráðgjöf við framkvæmd mats á áhrifum á persónuvernd, eru tengiliður við einstaklinga og Persónuvernd. Allar fyrirspurnir vegna persónuverndar skulu berast persónuverndarfulltrúa á netfangið  personuvernd@elja.is eða með pósti á Persónuverndarfulltrúi Elja, Skútuvogi 13a, 104 Reykjavík.